Data Science bij Crowe

Na twee jaar van bouwen en testen heeft Crowe Foederer succesvol het Foederer Data Science platform gelanceerd. Een uniek en schaalbaar platform dat nu al een grote impact heeft op de dienstverlening van het kantoor. “Ons big-data avontuur begon toen we ons op onze toekomst oriënteerden”, begint Johan Daams, voorzitter van de Raad van Bestuur en algemeen directeur van Crowe Foederer. Als brede dienstverlener kan Crowe, sinds vijf jaar onderdeel van het Crowe Global Netwerk, alleen doorgaan wanneer het moderne technologie optimaal weet te benutten. Standaard software is niet voldoende, stelt Daams. “Leveranciers lanceren een jaarlijkse update, maar gaan niet radicaal veranderen. Als we echt wilden innoveren met technologie, moesten we het zelf doen.”

Daams zocht de samenwerking op met een data science partij uit Litouwen. “Echte experts in programmering, data-analyse en software”, aldus Daams. “Echter, de accountancybranche kenden ze niet. En dit was natuurlijk wel een randvoorwaarde om samen met ons een data science platform te kunnen bouwen. Het is een heel intensief traject geweest om de vraagstukken vanuit accountancy te vertalen naar een technologische oplossing.” Hieruit zijn direct de eerste lessen te halen voor kantoren die met data science aan de slag willen gaan. De mens moet centraal staan, communicatie is cruciaal, en je hebt een hele lange adem nodig.

Nog een grote uitdaging voor Crowe was om tot een schaalbaar platform te komen. “Alleen wanneer we het konden inzetten voor al onze klanten, medewerkers en diensten, was dit interessant”, aldus de bestuursvoorzitter. Met 450 medewerkers en acht vestigingen is Crowe een van de grotere accountantskantoren in Nederland. “Onze klanten – grotere bedrijven en mkb-klanten – willen we allemaal kunnen aansluiten op het platform met de juiste prijs-kwaliteit verhouding. Vandaar die behoefte aan schaalbaarheid.”

Transformatie van de audit-praktijk

Crowe had direct de ambitie om middels het data science platform alle diensten te veranderen. Maar er moest ergens begonnen worden. Dat werd audit. “We wilden alle data van audit-klanten kunnen ontsluiten, zodat we er vervolgens een audit op konden uitvoeren”, legt Daams uit. “Financiële data alleen is ontoereikend voor een audit. Je moet transacties kunnen bekijken. Dus zijn we voor de belangrijkste bedrijfsprocessen bij klanten – verkoop, inkoop, financieel, HR en voorraad – alle data gaan binnenhalen.”

Extreem belangrijk hierbij is datakwaliteit. “In ons audit team zitten nu een aantal data science mensen voor data capturing”, vertelt Daams. “Op de data die we naar ons platform halen passen we data assurance toe om vast te stellen of de betrouwbaarheid gewaarborgd is. We leggen ook verbinding met externe data van bedrijfsinformatiebureaus. Op die manier kunnen we checks uitvoeren. Is het volledig? Missen we waarden voor een goede audit? Zijn de gegeven waarden correct? Hebben we dezelfde data in het hele systeem? En in hoeverre wordt de data steeds ververst? Zo brengen we de datakwaliteit op orde.”

Het auditteam is nu in staat om analyses te kunnen uitvoeren op de bedrijfsprocessen. “In plaats van een steekproef, checken we nu alle afwijkingen”, zegt Daams. “Daar voeren we gesprekken over met onze klanten. Zij begrijpen nu ook beter wat we aan het doen zijn. Voorheen kregen we regelmatig klachten over de werkwijze. ‘Je hebt een steekproef gedaan op slechts 20 facturen. Hoe kun je nou weten dat alle 10.000 facturen goed zijn?’ Dat merkten klanten soms terecht op. We kunnen nu duidingen bieden op detailniveau. Van onze mensen vereist het wel dat ze veel beter de processen van klanten begrijpen.”

De eerste auditklanten zijn inmiddels aangesloten op het platform. In verschillende branches, zoals handel, IT en transport. En bedrijven van verschillende omvang, van 20 miljoen tot 300 miljoen euro omzet. “Het heeft een jaar en heel wat zweetdruppels gekost, maar we gaan het platform nu gefaseerd uitrollen over al onze audit-klanten”, aldus een tevreden CEO.

In de loop van 2019 moet de uitrol naar het midden- en kleinbedrijf volgen. “We zijn er klaar voor”, zegt Daams. “Data-capturing in de audit kostte eerst vijf dagen, dat was te lang, want te kostbaar voor klanten. Daar hebben we twee van gemaakt en nog steeds maken we daar efficiency slagen mee. Dat kan bij middelgrote en grote bedrijven, maar niet in het mkb. Het mkb vraagt om een andere manier van schalen vanuit een andere prijs-kwaliteit verhouding. Gelukkig heeft ieder boekhoudpakket een auditfile. Wanneer de factuurdata goed is opgeslagen en er genoeg historische data is, dan kunnen we daar heel veel mee. We kunnen het auditfile koppelen aan allerlei externe databases en analyses draaien. Financiële KPI’s, klanten, producten, debiteuren-crediteuren, et cetera. Allemaal op basis van de auditfile. Bij sommige mkb-klanten kan dit nog niet. Die moeten eerst gaan automatiseren voor een minimaal niveau van digitalisering en dus voldoende beschikbaarheid van goede data..”